Notionというアプリがコレクション管理に役立っているので、どのようなアプリか簡単に紹介します。
なお、Notionはコレクション管理専用のアプリではありませんし、私が使っているのはごくごく一部の機能ですが、それでもたいへん役立っています。

１．コレクション管理アプリに何を求めているか
私はノベルティ栓抜きのコレクターですが、コレクション管理アプリに以下のことを求めています。
Notionはこれらをすべて満たしています。

(1)コレクションを素早く確認できる
骨董市などで栓抜きを見かけた際に、恥ずかしながら、既にコレクションとして所有しているものかわからないことがよくあります。
栓抜きに刻まれた文字等の特徴をもとに、コレクションを素早く確認できることが必要になります。
そのために、コレクションをデータベース化できて、そのデータベースを閲覧・検索できることを求めています。
Notionは、データベースに登録したコレクションを素早く確認することができます。

(2)PCとスマホのどちらでも使える
コレクションのデータベースについては、自宅ではPCを使って作成・閲覧することができ、外出先ではスマホで閲覧することができることを求めています。
Notionは、クラウドにデータを保存していて、PCとスマホのどちらからでもデータベースを作成・閲覧することができます。

(3)一覧表示と個別表示のどちらもできる
私が求めているデータベース機能は、一覧表示と個別表示のどちらもできる機能です。
コレクションについて、一覧表示で並べ替えて確認したり、個別表示で詳細を確認したりできることを求めています。
PCとスマホでデータを共有できるアプリはいろいろあります。
例えば、Google KeepやMicrosoft OneNoteも、文字情報や画像についてPCとスマホで共有することができるのですが、個別表示しかできません。
Notionは、一覧表示と個別表示のどちらもできます。

一覧表示（上：PC、下：スマホ、クリックで拡大画像） 　※PC・スマホともスクロールした状態の画像をつないだ画像です

個別表示（左：PC、右：スマホ、クリックで拡大画像） 　※PC・スマホともスクロールした状態の画像をつないだ画像です

(4)使用料が安価である
残念ながらお金持ちではないので、使用料が安価であることに越したことはありません。
例えば、Memento DataBaseというアプリは使い勝手がよいのですが、クラウドを5GB使おうとすると毎月6ドルを払わなければならないので、私にとっては安価ではありません。
Notionは、アップロードするファイルが最大5MBまでなら無料です（クラウドの容量が最大5MBまで無料ということではなく、クラウドにアップロードする1つのファイルが最大5MBまで無料ということです）。
私は5MBより大きいファイルをアップロードすることはないので、Notionを無料で使用しています。

２．なぜ誰にでもおすすめできないか
私にとっては、Notionはコレクション管理アプリに求めていることをすべて満たしているので、たいへん役立っているのですが、以下の観点から誰にでもおすすめできるというわけではありません。

(1)日本語化されていない
Notionは、現時点（2021年5月時点）では日本語化されていません。
難解な英語が使われているわけではありませんが、英語に対してアレルギーのある方は使わない方が賢明と思われます。

(2)直感的に使えない
Notionは、例えば、Google Keepと比較して直感的に使うことができませんので、ご自分で使い方を調べる自信がない方は使わない方が賢明と思われます。
Notionの使い方を紹介するサイトや動画はたくさんありますので、ご覧になってから使われることをおすすめします。

(3)サービス内容が変わるかもしれない
Notionに限った話ではありませんが、将来的にサービス内容が変更になる可能性があります。
現時点で無料のサービスが有料化される可能性や、サービスそのものが停止される可能性も考えられるので、別の手段でデータ内容をバックアップしておいた方が賢明と思われます。
ちなみに、私はコレクションの一覧をExcelで作成のうえ、PCのローカルドライブとGoogle Driveに保存しています。画像も同様に保存しています。